Informativa sul trattamento dei dati personali
Ultimo aggiornamento: 7 ottobre 2026
La presente informativa descrive come Hot Ice Service Snc di Velletri A. & C., che opera con il nome commerciale La Boutique del Caffè, tratta i dati personali nell’ambito della navigazione sul sito www.laboutiquedelcaffe.com, degli acquisti, della raccolta punti, dell’assistenza ai clienti e delle comunicazioni commerciali, anche tramite WhatsApp.
Il trattamento avviene nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”) e della normativa italiana applicabile in materia di protezione dei dati personali.
1. Titolare del trattamento
Hot Ice Service Snc di Velletri A. & C. — La Boutique del Caffè
Sede legale: Via San Paterno 28, 04022 Fondi (LT), Italia
Email per informazioni e richieste relative ai dati personali: info@hoticeservice.com
Telefono: +39 0771901013
2. Dati personali trattati
In relazione ai servizi utilizzati, possiamo trattare:
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Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, numero di telefono, email, indirizzi di spedizione e fatturazione ed eventuali dati fiscali necessari.
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Dati relativi agli acquisti: prodotti ordinati, importi, consegne, resi, documentazione commerciale e fiscale, stato e riferimenti dei pagamenti.
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Dati della raccolta punti: adesione, acquisti rilevanti, saldo punti, premi richiesti e ritirati.
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Richieste e conversazioni: contenuto delle comunicazioni inviate tramite email, WhatsApp o altri canali e informazioni necessarie a fornire assistenza.
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Dati relativi alle adesioni promozionali: recapiti e canali scelti, consenso, data e modalità di raccolta, testo accettato ed eventuali revoche.
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Dati di navigazione: indirizzo IP, informazioni sul browser e sul dispositivo, dati tecnici di utilizzo del sito e informazioni raccolte attraverso cookie e strumenti analoghi.
I dati necessari a eseguire i pagamenti elettronici sono trattati dai fornitori del metodo di pagamento utilizzato, secondo le rispettive condizioni e informative.
I dati sono raccolti principalmente presso l’interessato, durante gli acquisti, l’adesione alla raccolta punti, le conversazioni con l’attività o la navigazione sul sito.
3. Finalità e basi giuridiche
Acquisti, ordini e assistenza
Utilizziamo i dati per gestire richieste precontrattuali, acquisti, pagamenti, spedizioni, resi e assistenza relativa ai prodotti e ai servizi richiesti.
La base giuridica è l’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali richieste dall’interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR.
Raccolta punti
Utilizziamo i dati necessari per registrare l’adesione, calcolare il saldo, gestire le richieste dei premi e completarne il ritiro.
La base giuridica è l’esecuzione del rapporto relativo alla partecipazione all’iniziativa, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR.
La partecipazione alla raccolta punti non comporta automaticamente il consenso alle comunicazioni promozionali.
Adempimenti legali e fiscali
Trattiamo i dati per adempiere agli obblighi contabili, fiscali e agli altri obblighi previsti dalla legge.
La base giuridica è l’adempimento di obblighi legali, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c), del GDPR.
Marketing, newsletter e promozioni tramite WhatsApp
Con il tuo consenso utilizziamo nome e recapiti per inviarti cataloghi, novità, offerte e aggiornamenti promozionali sui prodotti, sui servizi e sulle iniziative di La Boutique del Caffè, attraverso i canali per i quali hai espresso la tua adesione, quali email e WhatsApp.
La base giuridica è il consenso, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), del GDPR e dell’articolo 130 del D.lgs. 196/2003.
Il consenso è facoltativo. Il rifiuto o la revoca non impediscono di acquistare, ricevere assistenza o partecipare alla raccolta punti.
Il consenso deve essere espresso con una scelta positiva, per esempio su un modulo cartaceo o digitale oppure mediante una risposta esplicita a una richiesta che descriva le comunicazioni proposte e renda disponibile questa informativa. Il silenzio e la mancata risposta non costituiscono consenso.
La richiesta di un singolo catalogo o del saldo punti riguarda l’invio richiesto e non comporta automaticamente l’iscrizione alle promozioni successive.
Puoi revocare il consenso gratuitamente e in qualsiasi momento scrivendo STOP nella nostra chat WhatsApp o contattando info@hoticeservice.com. Rispettiamo anche qualsiasi altra richiesta chiara di non ricevere ulteriori comunicazioni promozionali.
La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. Potremo comunque rispondere a tue nuove richieste e inviarti le comunicazioni necessarie alla gestione degli ordini e dei servizi richiesti.
Sicurezza e tutela dei diritti
Possiamo trattare i dati strettamente necessari per proteggere il sito e i sistemi informatici, prevenire frodi e abusi e accertare, esercitare o difendere un diritto.
La base giuridica è il legittimo interesse del titolare alla sicurezza e alla tutela dei propri diritti, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR, nel rispetto dei diritti e delle libertà degli interessati.
4. Conferimento dei dati
I dati necessari a eseguire un ordine, fornire un servizio, rispondere a una richiesta o gestire la raccolta punti sono richiesti per queste finalità. La loro mancata disponibilità può impedirci di completare l’operazione richiesta.
Il conferimento dei dati per finalità promozionali e il relativo consenso sono facoltativi e distinti dalla gestione degli acquisti e della raccolta punti.
5. Modalità di trattamento e conservazione
I dati sono trattati mediante strumenti elettronici e, ove necessario, cartacei, da personale autorizzato, con misure tecniche e organizzative adeguate a proteggerli da accessi non autorizzati, perdita, alterazione e divulgazione indebita.
I tempi di conservazione dipendono dalla finalità:
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Marketing, newsletter e promozioni WhatsApp: massimo 12 mesi dalla raccolta del consenso, salvo revoca anticipata. Un rinnovo espresso e documentato del consenso fa decorrere un nuovo periodo di 12 mesi. La lettura di un messaggio, un acquisto o il silenzio non costituiscono rinnovo.
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Richieste e assistenza: per il tempo necessario a gestire e concludere la richiesta. Le informazioni necessarie relative a ordini, contratti o contestazioni seguono i tempi previsti per tali finalità.
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Documentazione contabile e fiscale: per i periodi richiesti dalla normativa applicabile, normalmente 10 anni, salvo obblighi ulteriori.
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Raccolta punti: per la durata dell’iniziativa e per il tempo necessario a completare le operazioni relative ai premi, fatti salvi gli obblighi di legge e la gestione di contestazioni.
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Dati tecnici e di sicurezza: per il tempo necessario a garantire il funzionamento e la sicurezza dei sistemi e a verificare eventuali incidenti.
Alla scadenza del periodo previsto o in caso di revoca interrompiamo l’utilizzo dei dati per il marketing. I dati vengono cancellati o resi anonimi, salvo che siano necessari per una diversa finalità legittima.
Le informazioni minime che documentano consenso, revoca ed esclusione dagli invii possono essere conservate separatamente, con accesso limitato, per dimostrare e rispettare le scelte dell’interessato. La conservazione è limitata alla durata delle relative esigenze di prova e, per le esclusioni, al tempo necessario a evitare il reinserimento nelle liste utilizzate. Queste informazioni non sono utilizzate per ulteriori promozioni.
In caso di controversie, le sole informazioni pertinenti possono essere conservate fino alla loro definizione e per gli ulteriori periodi necessari alla tutela dei diritti.
6. Destinatari dei dati
Non vendiamo i dati personali dei clienti.
Nei limiti necessari alle finalità descritte, i dati possono essere trattati da personale autorizzato e comunicati a:
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fornitori della piattaforma di commercio elettronico e dei servizi informatici, tra cui Shopify;
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fornitori di servizi di pagamento, in relazione al metodo scelto dal cliente;
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corrieri, spedizionieri e servizi di gestione delle spedizioni, tra cui Packlink PRO;
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fornitori di applicazioni per recensioni e gestione del negozio, tra cui Judge.me;
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fornitori di servizi di integrazione con il gestionale e la cassa, tra cui GetSync per Cassa in Cloud;
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fornitori di servizi per newsletter, moduli e automazioni, nei limiti dei servizi utilizzati e delle finalità applicabili;
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WhatsApp, per le conversazioni e le comunicazioni tramite WhatsApp Business;
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fornitori di servizi pubblicitari e di misurazione, nei limiti delle integrazioni attivate e dei consensi richiesti;
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commercialisti e consulenti, per adempimenti contabili, fiscali e legali;
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autorità ed enti competenti, quando richiesto dalla legge.
I fornitori che trattano dati per nostro conto operano come responsabili del trattamento secondo gli accordi previsti dall’articolo 28 del GDPR. Altri destinatari possono operare come titolari autonomi per i trattamenti di propria competenza, secondo i ruoli applicabili.
Puoi richiedere informazioni sui destinatari effettivamente coinvolti scrivendo a info@hoticeservice.com.
7. Trasferimenti internazionali
L’utilizzo di servizi come Shopify e WhatsApp può comportare il trattamento di dati al di fuori dello Spazio economico europeo.
Per gli utenti dell’area europea, il servizio WhatsApp è fornito da WhatsApp Ireland Limited.
I trasferimenti sono disciplinati dagli accordi applicabili ai servizi e dalle garanzie previste dal GDPR, quali decisioni di adeguatezza della Commissione europea, ove applicabili, o clausole contrattuali standard, accompagnate dalle eventuali misure supplementari necessarie.
Informazioni sui trattamenti e sulle garanzie dei fornitori sono disponibili nei seguenti documenti:
Per informazioni sulle garanzie applicabili e sulle modalità per ottenerne copia puoi scrivere a info@hoticeservice.com.
8. Diritti dell’interessato
Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, puoi:
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accedere ai tuoi dati personali;
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chiedere la rettifica dei dati inesatti e l’integrazione di quelli incompleti;
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chiedere la cancellazione dei dati;
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chiedere la limitazione del trattamento;
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ottenere la portabilità dei dati, quando applicabile;
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opporti, per motivi connessi alla tua situazione particolare, ai trattamenti basati sul legittimo interesse;
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opporti in qualsiasi momento al trattamento per finalità di marketing diretto;
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revocare il consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Per esercitare i diritti, scrivi a info@hoticeservice.com. Per interrompere le promozioni tramite WhatsApp puoi anche scrivere STOP nella nostra chat.
Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità disponibili su www.garanteprivacy.it.
9. Cookie e strumenti di tracciamento
Le informazioni relative ai cookie e agli altri strumenti di tracciamento sono riportate nella Cookie Policy, distinta dalla presente informativa.
Il consenso all’utilizzo di cookie facoltativi è distinto dall’adesione a newsletter e comunicazioni promozionali tramite WhatsApp.
10. Modifiche all’informativa
Questa informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche ai servizi, ai trattamenti o alla normativa applicabile. La versione aggiornata è pubblicata su questa pagina con la relativa data.
La modifica dell’informativa non estende automaticamente i consensi già raccolti. Quando necessario, vengono fornite ulteriori informazioni e richiesto un nuovo consenso.
11. Contatti
Hot Ice Service Snc di Velletri A. & C. — La Boutique del Caffè
Via San Paterno 28, 04022 Fondi (LT), Italia
Email: info@hoticeservice.com
Telefono: +39 0771901013
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